1 год. Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются. Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ для расчета налогов.
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
При условии проведения проверки, при возникновении споров они сохраняются до принятия решения по делу; договоры и контракты если не установлены иные сроки для отдельных видов договоров ; документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним. Такие документы хранятся в течение указанного срока после снятия задолженности; справки об исполнении обязанности по уплате налогов, справки о состоянии расчетов с бюджетом; документы по перерасчету налоговых обязательств из-за пересмотра налогового законодательства; справки о доходах и суммах налога физлиц при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты их надо хранить 50 либо 75 лет в зависимости от даты документа и реестры сведений об их доходах; счета-фактуры; книги учета доходов и расходов налогоплательщиков, применяющих УСН; документы по основным средствам о переоценке, определении амортизации, списании основных средств ; таможенные декларации. Документы со специальным сроком хранения Это те документы, у которых нет четкого срока хранения. Срок их хранения может быть определен, к примеру, периодом действия договора или соглашения. Например, это документы, которые подтверждают: расходы на обучение. Их нужно хранить в течение всего срока действия договора обучения и 1 года работы физлица, обучение которого было оплачено, но не менее 4 лет п. Их хранят в течение всего срока его учета п.
Они хранятся в течение всего срока действия соглашения п. Некоторые документы надо хранить до ликвидации организации. Этот Перечень не применяется к документам, которые до 17. Такие документы хранят в течение сроков, указанных в предыдущем Перечне типовых управленческих архивных документов. Для некоторых документов могут быть предусмотрены иные сроки хранения, в частности ст. Обратите внимание, что в целях исчисления и уплаты взносов документы следует хранить 6 лет пп.
Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив. Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив. При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года. Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми. Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. В связи с этим изменились правила сдачи и хранения в СФР.
Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами: на бумаге под роспись лично в руки; в электронном виде на почту; в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения. Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя. Срок предоставления по законодательству Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период. Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц. Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях. Порядок передачи под роспись Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись. Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру. Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки — в бумажном под роспись, в электронном или ином виде. Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате. Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами: утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении; завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении; внести росписи сотрудников в платежную ведомость. Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате. Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта? Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному. Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись. Законно ли отправлять по электронной почте? Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись. Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам? Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников. Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных. Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом. Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие. Срок хранения Нужно ли по закону хранить в организации листы со сведения о составляющих частях заработной платы сотрудников? При этом действующее законодательство не предусматривает надобности хранения копий расчетных листков. Для предоставления инспекторам уведомления о зарплате следует создавать в двух экземплярах, и второй из них работодатель оставляет себе. Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате? Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка. Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам отделу, цеху, филиалу по одной ведомости. Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Вторая часть — табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы — это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма после всех необходимых взысканий , пустая графа для подписи получателя зарплаты.
Документация остается в архиве до истечения указанного периода. Как рассчитать срок хранения Отсчитывать период, в течение которого необходимо хранить документ, необходимо с начала календарного года, следующего за годом его создания. Например, ПКО создан 21 октября 2020 г. Это указание распространяется как на бумажные, так и на электронные формы. Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня Место, где хранится документация Компания обязана обеспечить условия сохранности документации в соответствии с законом о бухгалтерском учете своими силами или с привлечением сторонней организации — архива. Бумаги передаются в архив по описи и хранятся там весь установленный период. Ответственность за нарушение порядка хранения Ответственным за организацию хранения кассовых документов является руководитель организации. За ненадлежащее исполнение предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Размер взыскания составляет от 5000 до 10000 рублей.
Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки
Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении работников и их личные карточки нужно хранить 75 лет, если делопроизводство по ним закончили до 1 января 2003 года. Если позже — 50 лет.
Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника. В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которого они владеют , собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно. Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем ей следует руководствоваться при выборе архивного учреждения? Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним с ней договора о хранении документов Архивного фонда РФ равным образом она вправе заключить договор о хранении иных архивных документов. Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством. Уважаемые читатели!
Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный. Это быстро и бесплатно! При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника. В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период. Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию: все составные части получаемой зарплаты оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты ; иные начисления и компенсации; размеры и причины удержаний из заработной платы; общая сумма, зачисленная для оплаты труда. Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь. Как передать работнику лист по заработной плате?
В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге. Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику. При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте. То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива. Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя. Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде.
Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации. Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании. Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами: на бумаге под роспись лично в руки; в электронном виде на почту; в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения. Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя. Срок предоставления по законодательству Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период. Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.
Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях. Порядок передачи под роспись Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись. Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру. Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки — в бумажном под роспись, в электронном или ином виде. Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате. Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами: утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении; завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении; внести росписи сотрудников в платежную ведомость.
Предвидя возможность проверки, следует распечатывать платежные ведомости и хранить их подлинные экземпляры в соответствии с установленными сроками хранения. Онлайн юридическая консультация без необходимости регистрации Какие сроки хранения платежных ведомостей по зарплате считаются допустимыми? Сроки хранения платежных ведомостей по зарплате могут различаться в зависимости от страны и законодательства. В России, по общим правилам, платежные ведомости должны храниться в течение 5 лет. Однако, в некоторых отраслях или при особых условиях, срок хранения может быть увеличен до 10 лет. Что такое платежная ведомость по зарплате и зачем её хранить? Платежная ведомость по зарплате — это документ, который содержит информацию о выплаченных сотрудникам заработных платах. Хранение платежных ведомостей является необходимым элементом бухгалтерского учета, поскольку они служат основой для расчетов с работниками, налоговых деклараций и других бухгалтерских операций.
Также, платежные ведомости могут быть использованы в случае проверки налоговыми органами или другими государственными органами. Можно ли хранить платежные ведомости по зарплате в электронном виде? Да, возможно хранение платежных ведомостей в электронном виде. Однако, имейте в виду, что электронные документы также должны соответствовать требованиям законодательства и быть доступными для контроля и проверки со стороны государственных органов. Важно обеспечить сохранность и неприкосновенность электронных документов, а также возможность их восстановления при потере или повреждении. Как долго должны храниться платежные ведомости по зарплате? Согласно законодательству Российской Федерации, работодатель обязан хранить платежные ведомости по зарплате не менее чем в течение 75 лет. Какие важные аспекты необходимо учесть при хранении платежных ведомостей по зарплате?
Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года. Обратите внимание! Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года. Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены. Бухгалтерский учет и отчетность Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные — 5 лет.
Бухгалтерская финансовая отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно. Отчеты по драгоценным металлам хранятся 5 лет при условии проведения проверки ревизии. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет ; — декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет ; — сведения о доходах физических лиц при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Срок хранения ведомостей на выдачу дивидендов — 75 лет. Квартальные — 5 лет при отсутствии годовых — постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал — постоянно. Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию следует хранить постоянно. Постоянный срок хранения установлен для Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. В течение 10 лет после продажи следует хранить документы заявки, акты оценки, переписку и др.
Постоянному хранению подлежат акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю с баланса на баланс. В течение 5 лет после истечения срока действия договора подлежат хранению договоры страхования гражданской ответственности. Установлен 5-летний срок хранения после истечения срока действия договора для договоров: — возмездного оказания услуг консультационных, информационных, услуг по обучению работникам; — по залогу имущества организации. При этом документы по залогу недвижимого имущества хранятся постоянно. Измененные сроки Аналитические документы таблицы, доклады к годовой бухгалтерской бюджетной отчетности следует хранить в течение 5 лет ранее — постоянно. Ранее документы протоколы, акты, заключения о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранились 5 лет. Теперь все документы протоколы, акты, заключения о рассмотрении и утверждении бухгалтерской бюджетной отчетности следует хранить постоянно. Не только рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, но и другие документы учетной политики подлежат хранению в течение 5 лет. С 5 лет до 4 лет сокращен срок хранения счетов-фактур.
Вместо постоянного установлен 10-летний срок хранения оперативных отчетов по счетам в иностранной валюте за границей после закрытия счета. Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах теперь следует хранить не 5 лет, а постоянно.
Новые сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета в 2021 году в организации
Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20. Санкции за неправильное хранение документов За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. Что делать, если документы живут дольше фирмы При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников трудовые договора, личные дела и т д. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.
Если сроки в нормативах разнятся, обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух актов. Соблюдайте аналогичный порядок и срок хранения для электронной документации.
Особенности и порядок хранения документации Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии: Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника. Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра.
Такие указания содержатся в п. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо.
В крайнем случае запрос можно направить просто в администрацию городского или районного поселения, которая предоставит информацию об архиве архивах , в которые необходимо будет обратиться за получением конкретной архивной справки. Для поиска нужного архива можно еще воспользоваться сайтами: «Архивы России» Федерального архивного агентства www. Запрос на предоставление из архива информации о трудовом стаже и размере заработной платы направляет в архив сам гражданин или по доверенности уполномоченное им лицо. Для удобства обращения в архив в электронном виде на сайтах большинства из них размещается утвержденная электронная форма заявления или даже несколько форм со специфическим составом сведений, которые надо вписать в запросы конкретных типов: имущественный, социально-правового характера, тематический. Помимо личного обращения и через сайт архива, во многих регионах заявку можно также направить через портал госуслуг, МФЦ, по обычной или электронной почте, а где-то даже продиктовать по телефону. В цели запроса необходимо четко указать, за какой период требуются сведения о размере заработной платы например, за все месяцы 1950 г.
Ведь на основании имеющихся архивных документов в архивной справке будут указаны и оформлены в виде таблицы размеры начисленной заработной платы отдельно по каждому месяцу.
В ЛС отражаются данные о приёме на работу и увольнении, занимаемой должности, условиях труда, окладе или тарифной ставке, надбавках, отпусках, отработанном времени, начисленной и выплаченной зарплате и удержаниях из неё. Хранить ЛС нужно 50 или 75 лет. Вести лицевые счета необязательно, но тогда 50 или 75 лет придётся хранить платёжные ведомости.
Сроки хранения есть и у тех документов, которые формируются на кассовом аппарате. Фискальные документы — чеки и отчёты ККТ — тоже подлежат хранению в течение пяти лет. Но они хранятся в электронном виде в памяти аппарата — в фискальном накопителе. Его нужно хранить не менее пяти лет. Как рассчитать срок хранения кассовых документов Течение срока хранения документов начинается не с момента их создания.
Срок считается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ был закончен делопроизводством. Это сказано в инструкции к упомянутому перечню Росархива — она утверждена приказом службы от 20. Например, срок хранения кассовых ордеров за 15 января, 15 августа и 15 декабря 2023 года начинается с 1 января 2024 года и заканчивается 31 декабря 2028 года. То есть кассовая книга за 2023 год также подлежит хранению до конца 2028 года. А вот платёжные ведомости 2023 года придётся хранить как минимум до конца 2029 года — при условии, что в компании ведутся лицевые счета работников.
Ведь минимальный срок хранения документов по зарплате — шесть лет. Если же лицевые счета не ведутся, то по действующим сегодня правилам хранить ведомости придётся до конца 2073 года. Как хранить документы по кассовым операциям Порядок хранения документов определяется законом «Об архивном деле» от 22. Для документов, срок хранения которых менее десяти лет, включая кассовые, особых правил не установлено. Определить условия хранения должен их собственник, то есть компания.
При этом она обязана обеспечить их сохранность и защиту от несанкционированного доступа. В остальном же документы можно хранить как удобно. Ещё один важный момент: следует продумать размещение документов так, чтобы нужный было легко найти.
Сколько хранить документы по зарплате с 2020 года
Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236). Срок хранения документов бухгалтерского учета — не меньше 5 лет после окончания отчетного периода. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации. Если в одном деле, например, с января по март были расчетные ведомости, а с апреля зарплата отражена в расчетных листах, то заголовок на обложке: Расчетные ведомости, листки по заработной плате работников. Читайте так же: Расчетно платежные ведомости срок хранения.
Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
А вот платёжные ведомости 2023 года придётся хранить как минимум до конца 2029 года — при условии, что в компании ведутся лицевые счета работников. Ведь минимальный срок хранения документов по зарплате — шесть лет. Срок выдачи заработной платы по платежной ведомости. В соответствии с Трудовым Кодексом России, работодатель вправе устанавливать сроки выплаты зарплаты путем издания внутренних приказов по предприятию, коллективных договоров и т.д. Однако. расшифровка срока хранения ДМН — это значит хранение «до минования надобности». Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Документы по бухучету и налогообложению, которые включены в Перечень N 140, как правило, хранят в течение установленных сроков. Некоторые документы хранят постоянно. Продолжительность хранения зависит от вида документа. Форма № Т-54 "Лицевой счет" применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.
Таблица с новыми сроками хранения документов в 2022 году
Не менее 5 лет Акты-справки о погашении налогов задолженности векселями Не менее 5 лет после погашения налогов Статья 386 Перечня Документы о проведении проверок ревизий и их результатах Документы о проведении в организации проверок и ревизий за исключением проверок, указанных в статье 402 Перечня Не менее 10 лет, а по внутренним проверкам — не менее 5 лет Статьи 173 и 174 Перечня Переписка о выполнении решений, предписаний, актов, заключений проверок ревизий Не менее 5 лет Статья 178 Перечня Документы о проведении проверок ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, включая налоговые проверки и проверки ревизии кассы протоколы, акты, справки, переписка и др. Не менее 10 лет Договоры по залогу имущества организации Не менее 10 лет после окончания срока действия договора Статья 451 Перечня Документы по залогу имущества организации расчеты стоимости имущества, акты, переписка и др.
В случае возбуждения уголовного дела они хранятся до принятия решения по нему. Документы со сроком хранения 6 лет К ним относятся, в частности п. Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи; карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты ; документы о реструктуризации налоговой задолженности и задолженности по страховым взносам. Документы со сроком хранения 5 лет 5 лет надо хранить документы, которые связаны с расчетом и уплатой налогов, если иной срок не установлен для отдельных документов пп.
Столько вы должны хранить, в частности ч. При условии проведения проверки, при возникновении споров они сохраняются до принятия решения по делу; договоры и контракты если не установлены иные сроки для отдельных видов договоров ; документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним. Такие документы хранятся в течение указанного срока после снятия задолженности; справки об исполнении обязанности по уплате налогов, справки о состоянии расчетов с бюджетом; документы по перерасчету налоговых обязательств из-за пересмотра налогового законодательства; справки о доходах и суммах налога физлиц при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты их надо хранить 50 либо 75 лет в зависимости от даты документа и реестры сведений об их доходах; счета-фактуры; книги учета доходов и расходов налогоплательщиков, применяющих УСН; документы по основным средствам о переоценке, определении амортизации, списании основных средств ; таможенные декларации. Документы со специальным сроком хранения Это те документы, у которых нет четкого срока хранения. Срок их хранения может быть определен, к примеру, периодом действия договора или соглашения. Например, это документы, которые подтверждают: расходы на обучение.
Их нужно хранить в течение всего срока действия договора обучения и 1 года работы физлица, обучение которого было оплачено, но не менее 4 лет п. Их хранят в течение всего срока его учета п. Они хранятся в течение всего срока действия соглашения п.
Так, если у вас нет архива, вы рискуете, что аудиторы из головной компании напишут отрицательное заключение из-за неправильного хранения документов. При конфликте с работником вы быстро не найдете все сведения по нему. Вам сложно будет отследить, какие документы не поступили в кадры, ведь нет учета.
Кроме того, обеспечивать сохранность документов — обязанность компании ст. Поэтому организациям надо озаботиться созданием архива. С 17 сентября 2023 года начали действовать обновленные правила, по которым нужно хранить, комплектовать, учитывать и использовать архивные документы. Их утвердили приказом Росархива от 31. Коммерческие организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в положении об архиве ч. Что учесть в работе из-за новых правил, подсказала редакция «Кадрового дела».
После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние. Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание. Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему, если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации.
Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты. Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании. Годовой план и план-график приема дел в архив.
Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приёма дел и должностную инструкцию архивиста.
Примерная номенклатура дел районного городского отдела занятости населения Утв.
Поменялись сроки хранения документов по зарплате и кадрам, отчетов по НДФЛ и взносам
Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу. ИнфоВ постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет. Узнайте, сколько лет необходимо хранить расчетный листок по зарплате в 2024 году. Получите информацию о сроках хранения документов, чтобы соблюдать требования законодательства и быть готовым к проверкам со стороны налоговых органов и трудовых инспекций. – 75 лет, если оформлены до 2003 года. 5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей – 50/75 лет. Новые сроки хранения кадровых документов.
Какие документы нужно распечатывать в архив по заработной плате
Куда подшивать ведомости на выплату зарплаты? Иногда спрашивают — куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ — к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости. Сколько хранить накладные на товар? Течь этот срок начинает с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз. Сколько хранить накладные ИП? Сколько хранить отчетность?
Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.
Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г.
N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения — один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет. Например, если документ составлен в 2017 году, то хранение начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения. Регистры, необходимые для вычета НДС.
В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию. Итак, течение пятилетнего срока начинается после отчетного налогового периода.
В котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов. Например, для отчетов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС. Отсчет периода хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Письмо Минфина от 12. В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за пять предшествующих лет Если компания утратила первичку в результате затопления, то ведомости она обязана восстановить.
В том числе и за истекшие пять лет. В котором ссылаются на положения пункта 5 статьи 93 Налогового кодекса РФ. В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании ведомости, которые ранее уже были представлены в инспекцию в ходе камеральной или выездной проверки. Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников. Но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
Еще одно основание для восстановления "первички" - период хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20. Согласно ст. Документы сводные расчетные расчетно-платежные , платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат о получении заработной платы и других выплат хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 50 или 75 лет законченные делопроизводством до 01.
Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу. При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел; включать в дело по одному экземпляру документа; группировать в дело документы одного календарного года исключение составляют личные дела ; помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу; дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности. Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказы. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения. В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках. Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией.